Datenschutzerklärung

Verantwortlicher im Sinne der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) ist:

Philaix – Inhaber Philipp Kremer
Adenauerallee 9, 52066 Aachen, Deutschland
E-Mail: info@get-cleanly.com

Bei Fragen zum Datenschutz erreichen Sie uns unter info@get-cleanly.com.

Cleanly ist eine Software für Reinigungsfirmen. Für die Daten, die unsere Kunden (die Reinigungsfirmen) über Cleanly verarbeiten – etwa Daten ihrer eigenen Auftraggeber und Mitarbeitenden – sind die Reinigungsfirmen die Verantwortlichen und Cleanly handelt als Auftragsverarbeiter nach Art. 28 DSGVO. Grundlage ist der mit jedem Kunden geschlossene Auftragsverarbeitungsvertrag (AV-Vertrag). Diese Datenschutzerklärung beschreibt darüber hinaus, wie wir mit Daten umgehen, für die wir selbst verantwortlich sind (z. B. Besuch dieser Website, Registrierung, Vertragsabwicklung).

Beim Aufruf unserer Website werden technisch notwendige Daten (z. B. IP-Adresse, Zeitpunkt, aufgerufene Seite, Browsertyp) verarbeitet, um die Seite auszuliefern und ihre Sicherheit zu gewährleisten. Rechtsgrundlage ist unser berechtigtes Interesse an einem sicheren, stabilen Betrieb (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO).

Die Anwendung und die Datenbank werden auf einer selbst betriebenen Infrastruktur (self-hosted Supabase) beim unten genannten Hoster betrieben.

Für die Nutzung von Cleanly legen Sie ein Konto an. Wir verarbeiten die dabei angegebenen Daten (Name, E-Mail-Adresse, Firmenangaben, Zugangsdaten) zur Bereitstellung des Dienstes und zur Vertragsabwicklung (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO). Im laufenden Betrieb verarbeiten Sie über Cleanly betriebliche Daten wie Aufträge, Einsatzpläne, Kunden- und Mitarbeiterdaten sowie Fotos von Einsätzen.

Zur Erbringung des Dienstes setzen wir sorgfältig ausgewählte Dienstleister ein, mit denen jeweils ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung (Art. 28 DSGVO) besteht:

Cleanly nutzt einen KI-Assistenten sowie automatische Analysen (z. B. Auswertung von Kalendereinträgen, Prüfung von Einsatzfotos). Dabei werden die für die jeweilige Funktion nötigen Daten an Anthropic übermittelt und dort verarbeitet. Wir übermitteln nur die für den Zweck erforderlichen Daten (Datenminimierung) und haben mit dem Anbieter einen Auftragsverarbeitungsvertrag geschlossen. Eine automatisierte Entscheidung mit rechtlicher Wirkung im Sinne des Art. 22 DSGVO findet nicht statt.

Sofern Sie oder Ihre Kontakte die WhatsApp-Funktion nutzen, werden Telefonnummern und Nachrichteninhalte über unseren Dienstleister Twilio verarbeitet, um Nachrichten zu senden und zu empfangen. Rechtsgrundlage ist die Vertragserfüllung bzw. unser berechtigtes Interesse an einer einfachen Kommunikation im Betrieb (Art. 6 Abs. 1 lit. b und f DSGVO).

Reinigungsreports und Rechnungen werden auf Wunsch per E-Mail versendet. Der Versand erfolgt über die STRATO AG (Server in Deutschland). Es werden die Empfängeradresse sowie der jeweilige Anhang verarbeitet.

Wir setzen ausschließlich technisch notwendige Cookies ein, insbesondere ein Sitzungs-Cookie zur Anmeldung. Diese sind für den Betrieb erforderlich; eine Einwilligung ist hierfür nicht nötig (§ 25 Abs. 2 TDDDG). Tracking- oder Marketing-Cookies verwenden wir nicht.

Wir speichern personenbezogene Daten nur so lange, wie es für die genannten Zwecke erforderlich ist. Danach werden sie gelöscht bzw. anonymisiert. Für Rechnungen und steuerlich relevante Unterlagen gelten gesetzliche Aufbewahrungsfristen (bis zu 10 Jahre nach §§ 147 AO, 257 HGB); solche Daten werden bis zum Ablauf der Frist aufbewahrt und für andere Zwecke gesperrt.

Sie haben nach der DSGVO insbesondere folgende Rechte:

• Auskunft über die verarbeiteten Daten (Art. 15)
• Berichtigung unrichtiger Daten (Art. 16)
• Löschung (Art. 17)
• Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18)
• Datenübertragbarkeit (Art. 20)
• Widerspruch gegen die Verarbeitung (Art. 21)
• Widerruf erteilter Einwilligungen mit Wirkung für die Zukunft (Art. 7 Abs. 3)

Nutzen Sie Cleanly als Auftraggeber oder Mitarbeitende einer Reinigungsfirma, richten Sie diese Rechte bitte an die jeweilige Firma als Verantwortlichen; wir unterstützen sie dabei.

Sie haben das Recht, sich bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde zu beschweren, insbesondere in dem Mitgliedstaat Ihres Aufenthaltsorts, Arbeitsplatzes oder des Orts des mutmaßlichen Verstoßes.

Die Übertragung erfolgt verschlüsselt über TLS/HTTPS. Der Zugriff auf Daten ist über eine mandantengetrennte Rechtevergabe (Row Level Security) auf die jeweils berechtigte Organisation beschränkt.

Auf unserer Demo-Seite (get-cleanly.com/demo) können Sie den Cleanly-Assistenten ohne Konto ausprobieren. Um die Demo und unser Produkt zu verbessern, speichern wir dabei die in der Demo eingegebenen Nachrichten, den Zeitpunkt, den Browsertyp sowie eine pseudonymisierte Kennung Ihrer IP-Adresse (ein SHA-256-Hashwert, nicht die IP-Adresse selbst). Der Hashwert erlaubt uns keine Identifizierung Ihrer Person; er dient ausschließlich dazu, die Zahl unterschiedlicher Besucher grob zu schätzen und die Demo missbrauchssicher zu betreiben. Es werden hierfür keine Cookies gesetzt.

Rechtsgrundlage ist unser berechtigtes Interesse an der Verbesserung und Absicherung unseres Angebots (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). Für die Demo ist keine Registrierung erforderlich; bitte geben Sie in der Demo keine personenbezogenen Daten Dritter ein. Die Daten werden gelöscht, sobald sie für diese Auswertung nicht mehr erforderlich sind.

Wenn Sie unsere Website über eine unserer Werbeanzeigen (z. B. auf Facebook/Instagram) erreichen, hängt die Werbeplattform der Ziel-URL eine Klick-Kennung an (etwa den Parameter fbclid). Wir speichern diese Kennung zusammen mit dem Zeitpunkt, dem Verweis (Referrer) und einer pseudonymisierten Kennung Ihrer IP-Adresse (SHA-256-Hash, siehe Ziffer 14), um zu messen, wie wirksam unsere Anzeigen sind (z. B. wie viele Besucher und Registrierungen daraus entstehen). Es werden hierfür keine Cookies gesetzt und keine Daten an die Werbeplattform zurückgespielt; es findet kein plattformübergreifendes Tracking statt. Rechtsgrundlage ist unser berechtigtes Interesse an einer wirtschaftlichen Erfolgskontrolle unserer Werbung (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). Sie können der Verarbeitung jederzeit widersprechen (Ziffer 11).