E-Rechnung für Reinigungsfirmen – ohne zweites Programm
Cleanly macht aus deinen erfassten Einsätzen direkt eine gesetzeskonforme E-Rechnung: sichtbares PDF plus eingebettete Rechnungsdaten, die die Software deines Kunden automatisch einliest. Du schickst sie wie gewohnt raus.
Warum das gerade jetzt ein Thema ist
Im Geschäft zwischen Unternehmen in Deutschland gilt die E-Rechnung als Standard. Empfangen muss sie jedes Unternehmen bereits, für das Ausstellen laufen Übergangsfristen. Für eine Reinigungsfirma mit gewerblichen Kunden – Hausverwaltungen, Büros, Ferienwohnungsvermieter, Praxen – heißt das: das gewohnte PDF aus Word reicht als Rechnung nicht mehr aus.
Der übliche Weg dorthin ist unangenehm: ein Buchhaltungsprogramm zusätzlich zur Einsatzplanung, alles doppelt erfassen, oder ein Dienst, der PDFs nachträglich konvertiert. Cleanly geht den direkten Weg – die Rechnung entsteht aus den Daten, die beim Reinigen ohnehin schon anfallen.
Ohne Cleanly
- Einsätze im Kalender, Preise in Excel
- Rechnung im Schreibprogramm abtippen
- Extra Software oder Dienst für das E-Format
- Jede Zahl mindestens zweimal angefasst
Mit Cleanly
- Einsätze entstehen im WhatsApp-Chat
- Preise und Zuschläge rechnet Cleanly mit
- E-Rechnung ist im Ergebnis enthalten
- Ein Klick – oder eine Nachricht im Chat
So entsteht die Rechnung
- 1
Die Einsätze laufen ohnehin über Cleanly
Jede erledigte Reinigung ist mit Kunde, Objekt, Datum und Dauer erfasst – gemeldet per Chat von der Reinigungskraft.
- 2
Preise und Zuschläge sind hinterlegt
Objektpreise, Anfahrt, Materialpauschalen, Sonn-, Samstags- und Feiertagszuschläge (bundeslandgenau) rechnet Cleanly automatisch mit.
- 3
Rechnung erzeugen
Am Monatsende – im Dashboard oder mit einer Nachricht an den Assistenten. Cleanly summiert alle Einsätze des Zeitraums je Kunde.
- 4
Fertig als Hybrid-PDF
Das Ergebnis ist ein PDF/A-3 mit eingebettetem XML nach EN 16931. Direkt aus dem Chat verschickbar oder als Datei zum Weiterleiten.
Was genau drinsteckt
Damit man es dem Steuerberater zeigen kann, hier die harten Fakten statt Marketing:
Format ZUGFeRD / Factur-X, Profil EN 16931
Ein PDF/A-3-Dokument mit eingebetteter factur-x.xml. Sichtbare Rechnung und maschinenlesbare Daten sind dieselbe Datei – nichts kann auseinanderlaufen.
Mit dem KoSIT-Validator geprüft
Dem offiziellen Prüfwerkzeug für deutsche E-Rechnungen. Ergebnis: Schema bestanden, Schematron bestanden, Bewertung ACCEPTABLE – für Regelbesteuerung und für Kleinunternehmer nach § 19 UStG.
Vollständige Pflichtangaben
Leistungsdatum, Käuferreferenz, Steueraufschlüsselung mit Befreiungsgrund, Zahlungsweg mit IBAN – die Felder, an denen Prüfungen üblicherweise scheitern.
Optional mit GiroCode
Ein EPC-QR-Code auf der Rechnung: Kunde scannt mit der Banking-App, Betrag und Verwendungszweck stehen schon drin. Erfahrungsgemäß der beste Hebel gegen späte Zahlungen.
Sollte die Einbettung bei einer Rechnung einmal nicht gelingen, verschickt Cleanly bewusst das normale PDF weiter, statt den Versand abzubrechen. Deine Rechnung geht immer raus.
Häufige Fragen zur E-Rechnung
Bin ich als Reinigungsfirma von der E-Rechnungspflicht betroffen?+
Wenn du an andere Unternehmen in Deutschland Rechnungen stellst (B2B), musst du E-Rechnungen empfangen können – das gilt bereits. Für das Ausstellen laufen gestaffelte Übergangsfristen. Rechnungen an Privatkunden sind nicht betroffen. Da die meisten Reinigungsfirmen beides haben, kann Cleanly beides ausgeben.
Reicht ein PDF als E-Rechnung?+
Nein. Ein normales PDF ist nach der Definition eine „sonstige Rechnung“, keine E-Rechnung. Verlangt wird ein strukturierter Datensatz nach EN 16931, den Software automatisch auslesen kann. Genau den bettet Cleanly in das PDF ein.
Was ist ZUGFeRD, was Factur-X, was XRechnung?+
ZUGFeRD und Factur-X sind dasselbe Hybrid-Format aus Deutschland und Frankreich: ein sichtbares PDF mit eingebettetem XML. XRechnung ist eine reine XML-Variante, die vor allem Behörden verlangen. Beide erfüllen EN 16931. Cleanly liefert das Hybrid-Format – dein Kunde sieht die Rechnung wie immer, seine Software liest das XML zusätzlich ein.
Funktioniert das auch als Kleinunternehmer nach § 19 UStG?+
Ja. Cleanly setzt dann die Steuerkategorie „E“ mit 0 % und den Befreiungsgrund an der vorgeschriebenen Stelle in der Steueraufschlüsselung. Beide Varianten – Regelbesteuerung und Kleinunternehmer – haben wir mit dem offiziellen Validator geprüft.
Muss mein Steuerberater etwas umstellen?+
Nein. Er bekommt weiterhin ein PDF, das er öffnen und ablegen kann. Arbeitet seine Software mit E-Rechnungen, liest sie die Daten automatisch ein statt sie abzutippen.
Was kostet die E-Rechnung zusätzlich?+
Nichts. Sie ist Teil von Cleanly – es gibt keinen Aufpreis, kein zusätzliches Buchhaltungsprogramm und keinen Konvertierungsdienst.
Diese Seite erklärt, wie Cleanly technisch arbeitet, und ersetzt keine Steuerberatung. Was für deinen Betrieb konkret gilt, klärst du am besten mit deiner Steuerberatung.
Einsätze planen und rechtssicher abrechnen – an einem Ort
1 Monat kostenlos testen, ohne Kreditkarte. Die E-Rechnung ist ohne Aufpreis dabei.