Zeig deinen Kunden, was du geleistet hast
Nach jeder Reinigung entsteht ein sauberer PDF-Report mit Checkliste, Fotos und Zeitstempel – auf Wunsch automatisch per E-Mail an den Kunden. Bei Reklamationen hast du Bilder statt Diskussionen.
„Da wurde nicht richtig geputzt“ – und jetzt?
Jede Reinigungsfirma kennt den Anruf. Der Kunde ist unzufrieden, die Kraft war vor drei Tagen dort und erinnert sich anders. Ohne Nachweis steht Aussage gegen Aussage – und meistens gibt man nach, weil man den Auftrag nicht verlieren will. Das kostet Geld und nagt am Verhältnis zum eigenen Team.
Ein Reinigungsprotokoll auf Papier löst das nur halb: Es hängt am Objekt, niemand fotografiert es, und beim Kunden kommt es nie an. Was fehlt, ist ein Nachweis, der ohne Zusatzaufwand entsteht – aus dem, was die Kraft ohnehin tut.
Ohne Nachweis
- Aussage gegen Aussage
- Kulanz, obwohl sauber gearbeitet wurde
- Der Kunde sieht nie, was alles gemacht wird
- Schäden fallen erst auf, wenn es teuer wird
Mit Report
- Fotos mit Zeitstempel am Auftrag
- Abgehakte Checkliste als Beleg
- Der Kunde bekommt den Nachweis automatisch
- Schäden sofort gemeldet und dokumentiert
So entsteht der Report
- 1
Du hinterlegst eine Checkliste pro Objekt
Aufgaben nach Räumen, wichtige Punkte markiert, einzelne mit Foto-Pflicht. Einmal angelegt, gilt sie für jeden Auftrag an diesem Objekt.
- 2
Die Kraft arbeitet sie im Chat ab
Abhaken und Fotos schicken – im gewohnten WhatsApp-Fenster, ohne zusätzliche App. Start- und Endzeit entstehen dabei automatisch.
- 3
Cleanly baut daraus den Report
Ein PDF mit Checkliste, Fotos und Zeiten. Schäden und auffälliger Vorzustand stehen in einem eigenen Abschnitt, damit sie niemand übersieht.
- 4
Der Kunde bekommt ihn – automatisch, wenn du willst
Pro Kunde aktivierbar: Sobald der Auftrag abgeschlossen ist, geht der Report per E-Mail raus. Sonst liegt er bereit, wenn du ihn brauchst.
Jede Kraft weiß, was an diesem Objekt zu tun ist
Neue Mitarbeiter, Urlaubsvertretung, ein Objekt, das man selten macht – die Checkliste beantwortet die Frage „was gehört hier eigentlich dazu?“, ohne dass jemand anruft.
- Aufgaben nach Räumen sortiert, wichtige Punkte hervorgehoben
- Foto-Pflicht für einzelne Punkte – etwa Sanitär oder Küche
- Vorlage pro Objekt, beim Auftrag als Kopie festgehalten
- Spätere Änderungen an der Vorlage fassen laufende Aufträge nicht an
Was auffällt, meldet sich von selbst
Findet die Kraft einen Schaden – oder kommt sie an ein Objekt, das in schlechtem Zustand ist –, schickt sie ein Foto in den Chat. Cleanly informiert dich sofort und hebt die Stelle im Report hervor. So diskutiert niemand später darüber, ob der Fleck vorher schon da war.
Einmal einstellen, nie wieder dran denken
Bei jedem Kunden kannst du hinterlegen, dass der Report nach Abschluss automatisch per E-Mail rausgeht. Für Hausverwaltungen und Ferienwohnungsvermieter ist das oft das Argument, das den Auftrag hält: Sie sehen nach jeder Reinigung, was passiert ist, ohne nachfragen zu müssen.
Wer keinen automatischen Versand will, bekommt ihn auch nicht – die Einstellung gilt pro Kunde. Zusätzlich gibt es einen Kundenzugang über einen Link, ganz ohne Konto und Passwort.
Häufige Fragen
Was steht in einem Reinigungsreport?
Kunde und Objekt, Datum, Start- und Endzeit, wer gereinigt hat, die abgearbeitete Checkliste und die Fotos, die dabei entstanden sind. Auffälligkeiten – etwa ein Schaden oder ein stark verschmutzter Zustand bei Ankunft – stehen in einem eigenen, hervorgehobenen Abschnitt.
Bekommt mein Kunde den Report automatisch?
Wenn du willst, ja. Pro Kunde lässt sich einstellen, dass der Report nach Abschluss automatisch per E-Mail rausgeht – du musst dich um nichts kümmern. Ohne diese Einstellung passiert nichts; du entscheidest also je Kunde, wer regelmäßig einen Nachweis möchte.
Wie kommen die Fotos in den Report?
Die Reinigungskraft schickt sie im WhatsApp-Chat – so, wie sie ohnehin Fotos verschickt. Sie landen direkt am richtigen Auftrag. Für einzelne Checklistenpunkte kannst du ein Foto verpflichtend machen, etwa für den Sanitärbereich oder die Küche.
Kann ich vorgeben, was gereinigt werden soll?
Ja, über Checklisten-Vorlagen pro Objekt: Aufgaben nach Räumen sortiert, wichtige Punkte hervorgehoben, einzelne mit Foto-Pflicht. Die Vorlage wird beim Anlegen des Auftrags kopiert – spätere Änderungen an der Vorlage fassen laufende Aufträge nicht mehr an.
Was bringt mir das bei einer Reklamation?
Belege statt Erinnerung. Du siehst, wer wann vor Ort war, was abgehakt wurde und wie es danach aussah. Das beendet die meisten Diskussionen, bevor sie anfangen – und wenn wirklich etwas übersehen wurde, weißt du es genau und kannst gezielt nacharbeiten lassen.
Sehen meine Kunden auch ohne E-Mail, was passiert ist?
Ja. Für Kunden gibt es einen eigenen Zugang über einen Link – ohne Konto und ohne Passwort. Dort sehen sie ihre Aufträge und die zugehörigen Berichte.
Der nächste Reklamationsanruf endet anders
1 Monat kostenlos, ohne Kreditkarte. Deine Kräfte brauchen nur WhatsApp – Checkliste und Fotos laufen im gewohnten Chat.