Häufige Fragen

Ein KI-Assistent für Reinigungsfirmen, den du per WhatsApp bedienst. Du sagst ihm im Chat, was ansteht – „Morgen 9 Uhr Büro Meier, Anna übernimmt“ – und er legt den Auftrag an, teilt die Kraft ein, erinnert sie rechtzeitig und sammelt die Rückmeldung ein. Im Hintergrund entsteht daraus ein sauberes Dashboard mit Aufträgen, Zeiten, Nachweisen und Rechnungen.

Nein. Sie schreiben mit Cleanly in WhatsApp, das sie ohnehin haben. Kein Download, kein Passwort, keine Schulung. Wer seine Einsätze übersichtlich sehen will, bekommt zusätzlich einen persönlichen Link zu einer Seite mit den nächsten Terminen – auch ohne Login.

Rund zehn Minuten – und die KI führt dich durch. Die Anmeldung läuft im WhatsApp-Chat, danach fragt der Assistent der Reihe nach ab, was er braucht. Kunden, Objekte und Preise musst du nicht abtippen: Schick ihm das Foto einer alten Rechnung, er liest Kunde, Leistungen und Preise heraus und fragt vor dem Anlegen nach. Mitarbeitende legst du mit Namen und Handynummer an, den Rest macht die Willkommensnachricht. Termine kommen aus einer angesagten Serie oder per Kalender-Link dazu.

Ja, und das ist einer der Hauptgründe, warum es im Alltag funktioniert. Sprachnachrichten werden verstanden und ausgewertet – gerade Kräfte, die nicht gern tippen, melden so Start, Ende und Probleme.

Ja. Der Assistent antwortet jeder Person in ihrer Sprache – neben Deutsch unter anderem Polnisch, Türkisch, Rumänisch, Ukrainisch, Russisch, Bulgarisch, Kroatisch, Serbisch, Albanisch, Ungarisch, Spanisch und Portugiesisch, insgesamt über 25 Sprachen. Du selbst arbeitest weiterhin auf Deutsch; die Übersetzung passiert unterwegs.

Dann planst du diese Person im Dashboard ein wie bisher. Ihre Einsätze und Zeiten kannst du dort eintragen; sie bekommt nur eben keine automatischen Nachrichten.

Ja. Serien lassen sich täglich, wöchentlich, zweiwöchentlich oder monatlich anlegen – per Chat oder im Dashboard, samt fester Kraft und Checkliste. Cleanly erzeugt die Termine automatisch im Voraus.

Ja, über einen iCal-Link, etwa aus Airbnb, Booking.com, Guesty, Smoobu oder Lodgify. Aus jeder Abreise entsteht automatisch eine Endreinigung. Ist die Stammkraft an dem Tag im Urlaub, geht der Termin direkt an die hinterlegte Vertretung.

Die Kraft meldet sich im Chat krank – du wirst sofort per WhatsApp informiert, zusammen mit den betroffenen Einsätzen. Urlaub trägt sie ebenfalls im Chat ein, das kommt aber als Antrag bei dir an: Du genehmigst oder lehnst ab, im Dashboard oder per Chat, und sie bekommt die Antwort automatisch. Was du selbst einträgst, gilt sofort.

Ja. Bei jeder Zuweisung – ob per Chat, aus einer Serie oder aus dem Kalender – prüft Cleanly, ob die Person an dem Tag abwesend ist. Ist eine Vertretung hinterlegt, übernimmt sie den Termin; sonst fragt der Assistent nach, statt still jemanden einzuplanen, der nicht da ist.

Vor dem Einsatz bekommt sie eine Erinnerung. Meldet sie danach keinen Start, hakt Cleanly nach – und wenn weiterhin nichts kommt, geht eine Meldung an dich und deine Vorarbeiter, mit Auftrag, Uhrzeit und Person. So erfährst du es, während du noch reagieren kannst.

Ja. Für jeden Tag zeigt dir Cleanly, wer verfügbar ist, wer abwesend ist und wer wie viele Einsätze hat. Im Dashboard gibt es zusätzlich einen Schichtplan zum Verschieben per Maus.

Die Kraft meldet im Chat, wenn sie anfängt und wenn sie fertig ist – per Text oder Sprachnachricht. Daraus entstehen Stundenzettel je Person und Monat. Zeiten lassen sich nachträglich korrigieren. Ob die Aufzeichnungen für deine konkreten Pflichten ausreichen, klärst du am besten mit deiner Steuerberatung.

Ja, dafür gibt es den Reinigungsreport: ein PDF mit den abgehakten Aufgaben, Start- und Endzeit und allen Fotos mit Zeitstempel. Den kannst du direkt weiterleiten – bei Reklamationen ist das meist das Ende der Diskussion.

Schickt die Kraft ein Foto und meldet einen Schaden – auch ein schlimmer Zustand bei Ankunft zählt dazu – wirst du sofort informiert, und das Bild wird im Report hervorgehoben. Damit ist dokumentiert, dass es vorher schon so war.

Ja. Preise pro Kunde und Objekt hinterlegst du einmal, Cleanly rechnet jeden Einsatz mit und erstellt am Monatsende die fertige Rechnung als PDF – auf Wunsch direkt per WhatsApp an den Kunden. Auf Wunsch als gesetzeskonforme E-Rechnung nach EN 16931.

Ja, für Samstage, Sonntage und Feiertage – prozentual oder als Festbetrag, firmenweit oder je Kunde. Feiertage werden nach deinem Bundesland bestimmt. Einzelne Kunden kannst du davon ausnehmen.

Ja. Cleanly zeigt dir den Monatsumsatz je Kunde mit Prognose und stellt ihn den Lohnkosten gegenüber. Diese Zahlen sieht ausschließlich der Chef – Vorarbeiter und Reinigungskräfte bekommen weder Preise noch Löhne zu sehen.

29 € zzgl. MwSt je Mitarbeiterplatz, abgerechnet alle vier Wochen (nicht pro Kalendermonat). Du zahlst genau so viele Plätze, wie du Leute hast – auch als Einzelunternehmer, dann eben einen. Alle Funktionen sind enthalten, auch die E-Rechnung; es gibt keine Zusatzmodule.

Ja, einen ganzen Monat kostenlos (31 Tage) und ohne Kreditkarte. So erlebst du einmal den kompletten Ablauf mit – inklusive Monatsabschluss und Abrechnung. Du legst einfach los; erst danach wird nach Zahlungsdaten gefragt.

Das Abo läuft in Zyklen von vier Wochen. Die Einzelheiten zu Laufzeit und Kündigung stehen in den AGB.

Auf Servern in Deutschland. Cleanly ist DSGVO-konform aufgebaut, einen Auftragsverarbeitungsvertrag nach Art. 28 DSGVO stellen wir bereit – du findest ihn öffentlich auf der Website.

Alles ist nach Rolle getrennt. Reinigungskräfte sehen ihre eigenen Einsätze und Zeiten. Vorarbeiter sehen zusätzlich die Planung des Teams, aber keine Preise, Löhne oder Margen – die bleiben beim Chef.

Ja. Als Inhaber löschst du dein Firmenkonto in den Einstellungen selbst, samt aller zugehörigen Daten.

Nein. Cleanly ist ein eigenständiges Produkt und mit keinem der beiden verbunden. WhatsApp ist nur der Weg, über den ihr mit dem Assistenten sprecht.