Stundenzettel, die sich von selbst ausfüllen
Deine Reinigungskräfte melden sich per WhatsApp an und ab. Cleanly rechnet daraus die Monatsstunden je Mitarbeiter zusammen, verwaltet Krankmeldungen und Urlaub – und macht aus denselben Einsätzen die Kundenrechnung.
Das Monatsende kostet einen ganzen Abend
In den meisten Reinigungsfirmen läuft die Zeiterfassung über Zettel, WhatsApp-Nachrichten und Erinnerungsvermögen. Am Monatsende sitzt der Chef da, rechnet Stunden zusammen, ruft bei zwei Leuten an, weil ein Tag fehlt, und tippt am Ende alles in eine Tabelle. Das dauert – und ist die Grundlage für Löhne und Rechnungen, also genau die Stelle, an der Fehler teuer werden.
Klassische Zeiterfassungs-Software löst das mit einer eigenen App, die jede Kraft installieren, verstehen und benutzen muss. In der Praxis scheitert genau daran vieles: Wer seit zehn Jahren WhatsApp benutzt, lädt sich für den Arbeitgeber selten eine weitere App herunter.
Ohne Cleanly
- Zettel, die verloren gehen
- Nachtelefonieren wegen fehlender Tage
- Stunden von Hand zusammenrechnen
- Krankmeldung per Anruf, Planung von Hand umbauen
Mit Cleanly
- „Bin da“ / „fertig“ im gewohnten Chat
- Fehlende Zeiten fallen sofort auf
- Monatsübersicht steht ohne Zutun
- Krankmeldung im Chat, Vertretung übernimmt
So entstehen die Stunden
- 1
Die Kraft meldet sich im Chat an und ab
„Bin da“ am Objekt, „fertig“ danach – mehr braucht es nicht. Auch als Sprachnachricht. Die Zeit hängt am richtigen Einsatz, weil Cleanly weiß, wer heute wo eingeteilt ist.
- 2
Cleanly prüft die Zeiten auf Plausibilität
Fehlende, sehr kurze oder ungewöhnlich lange Einsätze werden markiert, statt unbemerkt in die Summe zu wandern. Du korrigierst sie mit einem Zuruf im Chat.
- 3
Am Monatsende steht die Übersicht
Stunden je Mitarbeiter, aufgeschlüsselt nach Einsätzen – sichtbar im Dashboard oder auf Zuruf im Chat. Kein Abtippen von Zetteln, kein Zusammenrechnen in Excel.
- 4
Dieselben Daten werden zur Rechnung
Was dein Team geleistet hat, ist zugleich die Grundlage der Kundenrechnung – mit Zuschlägen und als fertige E-Rechnung.
Ausfälle regeln sich im Chat, nicht am Telefon
Eine Krankmeldung ist ein Satz im Chat – sie gilt sofort und du wirst automatisch informiert. Urlaub läuft als Antrag: Du siehst ihn im Dashboard und per WhatsApp und entscheidest, wann es dir passt. Planungswirksam wird er erst, wenn du zustimmst.
Sofort sichtbar
Wer fehlt, taucht im Schichtplan als abwesend auf und wird nicht neu eingeplant.
Vertretung greift automatisch
Ist eine Vertretung hinterlegt, gehen neue Serientermine direkt an sie.
Offene Einsätze werden angesprochen
Für bereits geplante Termine fragt Cleanly nach, statt sie liegen zu lassen.
Aus denselben Zahlen wird die Rechnung
Die Einsätze, die deine Stundenübersicht füllen, sind zugleich die Grundlage der Kundenabrechnung. Nichts wird ein zweites Mal erfasst.
- Zuschläge für Sonntag, Samstag und Feiertage – bundeslandgenau, pro Kunde überschreibbar
- Monatlich wiederkehrende Positionen laufen automatisch mit
- Fertige E-Rechnung nach EN 16931 statt PDF aus dem Schreibprogramm
- Überfällige Rechnungen meldet Cleanly von selbst
Mehr dazu auf der Seite E-Rechnung für Reinigungsfirmen.
Häufige Fragen
Wie erfassen meine Mitarbeiter ihre Arbeitszeit?
Über WhatsApp. Die Kraft schreibt kurz „bin da“ und später „fertig“ – daraus entsteht die Arbeitszeit für diesen Einsatz. Es gibt keine App zu installieren, kein Terminal an der Wand und keinen Zettel, der am Monatsende fehlt. Wer lieber spricht, schickt eine Sprachnachricht.
Was passiert, wenn jemand vergisst, sich abzumelden?
Cleanly merkt das. Läuft ein Einsatz deutlich länger als üblich, fragt der Assistent von selbst nach („schon fertig?“). Fehlt am Ende trotzdem eine Zeit, greift die geplante Dauer – und der Einsatz wird in der Stundenübersicht als „zu prüfen“ markiert. Du siehst also, welche Zahlen echt gemessen und welche geschätzt sind.
Wie melden sich Mitarbeiter krank oder beantragen Urlaub?
Im selben Chat. Eine Krankmeldung gilt sofort und informiert dich automatisch. Urlaub ist ein Antrag: Du bekommst ihn per WhatsApp und im Dashboard und entscheidest per Klick oder Zuruf. Erst ein genehmigter Urlaub blockiert die Planung.
Wer übernimmt die Einsätze eines kranken Mitarbeiters?
Du kannst an jeder Abwesenheit eine Vertretung hinterlegen – neue Termine aus Serien gehen dann automatisch an sie. Für bereits geplante Einsätze fragt Cleanly aktiv nach, statt sie stillschweigend liegen zu lassen: Vertretung, umverteilen oder verschieben. Und wer abwesend ist, wird gar nicht erst eingeplant.
Sehe ich, wie viele Stunden jemand im Monat gearbeitet hat?
Ja, im Dashboard nach Monat und Mitarbeiter aufgeschlüsselt – mit Summe, den einzelnen Einsätzen und dem Hinweis, wie viel davon gemessen und wie viel geschätzt ist. Dieselbe Frage kannst du auch einfach in den Chat schreiben: „Wie viele Stunden hat Joseph diese Woche gearbeitet?“
Werden daraus auch die Kundenrechnungen?
Ja. Dieselben Einsätze sind die Grundlage für die Abrechnung – inklusive Zuschlägen für Sonntag, Samstag und Feiertage (bundeslandgenau) und monatlich wiederkehrender Positionen. Am Ende steht eine gesetzeskonforme E-Rechnung nach EN 16931.
Das nächste Monatsende ohne Zettel
1 Monat kostenlos, ohne Kreditkarte. Dein Team braucht nichts zu installieren – WhatsApp haben alle schon.